Inmiddels ben je het helemaal gewend om online te vergaderen met je collega’s. Deze vergaderingen worden vaak gebruikt om informatie met elkaar te delen zodat iedereen op de hoogte is van elkaars activiteiten. Door stand up meetings te introduceren kan je team efficiënter omgaan met de tijd. Maar hoe werkt deze methode? Lees het allemaal in dit artikel van SKEPP!
Wat is een stand up meeting?
Tijdens een stand up meeting krijgt iedereen in de vergaderingen een aantal minuten om te spreken. Hierdoor zullen alleen de belangrijke punten besproken worden en heeft iedereen de mogelijkheid iets te delen. De methode van een stand up meeting bestaat uit 4 regels, die ervoor moeten zorgen dat vergaderingen efficiënt blijven.
1. Korte vergaderingen
Houd de stand up meetings kort, maximaal zo’n 5 tot 15 minuten. Het aantal personen in de vergadering bepaald ook de lengte van de vergadering. Deze korte vergaderingen vragen je om efficiënt met je spreektijd om te gaan en alleen de belangrijkste punten te delen. Bedenk dus voor de vergaderingen goed wat je wilt delen!
2. Geef antwoord op 3 vragen
Om je te helpen in het bedenken wat je wilt delen kun je jezelf de volgende 3 vragen stellen:
- Wat heb ik gisteren gedaan?
- Wat ga ik vandaag doen?
- Welke probleempunten kunnen er ontstaan?
Deze vragen laten je nadenken over waar je mee bezig bent geweest, wat er nog moet gebeuren en of dit voor eventuele problemen gaat zorgen. Door dit te bespreken is iedereen op de hoogte en kun je samen naar nodige oplossingen werken.
3. Elke dag een stand up meeting
Zoals hierboven beschreven is het dus belangrijk om korte en duidelijke vergaderingen te houden. Herhaal vervolgens deze manier van vergaderen op een dagelijkse basis. Plan deze meetings elke ochtend op hetzelfde moment. Hierdoor is iedereen op de hoogte van elkaars dag en blijft er nauw contact tussen de teamleden.
4. Houd progressie bij
Gebruik tijdens de stand up meetings een whiteboard of online tool om de progressie van projecten bij te houden. Doe dit door alle projecten die nog gedaan moeten worden te plaatsen onder “To Do”, de projecten waar iemand mee bezig is te plaatsen onder “Doing” en zodra iets af is kan het doorgeschoven worden naar “Done”. Zo kun je goed bijhouden wat er allemaal binnen het team gebeurt.
Ga jij de volgende keer vergaderen volgens de stand up meeting methode?
Inmiddels weet je de belangrijkste regels die horen bij de stand up meeting methode en kun je dit gaan toepassen in de online meetings met je collega’s. Door deze dagelijks, korte online vergaderingen houden alle thuiswerkers nauw contact met elkaar. Mocht je nog vragen hebben over deze vergader methode of op zoek zijn naar andere hulpmiddelen voor thuiswerkers, zoals een thuiswerkplek, neem dan contact op met SKEPP. Zij helpen je graag verder om het thuiswerken zo optimaal mogelijk te maken!
