Tijd voor papierloos werken. Veel organisaties kampen namelijk met een wildgroei aan printers en bijbehorende toners, fusers, drums en andere gebruiksmaterialen. Bij organisaties is gemiddeld één op de tien printers van een ander merk of type dan de andere negen exemplaren.
Grofweg betekent dat wanneer een organisatie een printerpark met 100 printers heeft, er elf verschillende types en merken aanwezig zijn. Dit blijkt uit onderzoek van Xtandit, de grootste onafhankelijke Xerox-partner in Europa, onder 1032 bedrijven. Daarnaast concludeert Xtandit dat bij een printer gemiddeld 4,45 verschillende gebruiksmaterialen horen, zoals toners, fusers en drums.
Wildgroei
Door de vele ontwikkelingen en veranderingen binnen bedrijven ontstaat er vaak een wildgroei aan printers, waardoor IT-managers en medewerkers te maken hebben met verschillende verbruiksmaterialen en handleidingen. Voor IT-managers wordt het hierdoor een steeds grotere uitdaging om grip te houden en te zorgen dat er bespaard kan worden op het printerpark. Om deze reden stijgt de vraag binnen organisaties naar het opstellen van een printbeleid.
Hierin staan de spelregels en standaarden die gelden voor de gebruikers van printers en multifunctionals. Denk bijvoorbeeld aan minder printen, meer digitaal werken en het inregelen van MVO-doelstellingen.
“Slim omgaan met het printerpark en het borgen van het printbeleid in een organisatie kan veel opleveren, zowel in tijd als geld”, zo stelt Edwin Jongsma, MPS-expert en directielid bij Xtandit. “Het opstellen van een printbeleid is echter niet in één dag gedaan. Er moet veel in kaart worden gebracht, zoals het huidige printgedrag en de kosten. Daarnaast is het een belangrijke taak van de IT-manager om toezicht te houden op naleving van dit beleid, wanneer eenmaal opgesteld.”
Om dit te realiseren is het volgens Jongsma verstandig om medewerkers alvast te betrekken in het formuleren van het beleid. Zo kun je een beleid opstellen dat kosten en tijd gaat besparen, maar ook zorgen dat er draagvlak voor ontstaat.”
Tips voor de IT-manager om deze taak gemakkelijker te maken en kosten te besparen op het printerpark, zijn te lezen in de handleiding voor IT-managers: ‘Printbeleid opstellen, hoe doe je dat?’.
