Je hoort er tal van beroepsgroepen over zuchten en steunen. De hoeveelheid administratie die tegenwoordig bij hun werk komt kijken, is bijna niet meer te doen. Er moet steeds meer worden vastgelegd, voor tal van doeleinden, waardoor het administreren bijna een baan op zichzelf lijkt te zijn. Gelukkig zijn er ook manieren die een deel van dit werk, dat in sommige gevallen simpelweg onvermijdelijk of zelfs verplicht is, automatisch te doen. Zo houdt iedereen meer tijd over voor andere werkzaamheden, en neemt het gemopper hopelijk iets af.
Wat moet er gebeuren?
Om de hoeveelheid administratie waar je als bedrijf mee te maken krijgt te verminderen, moet er eerst in kaart worden gebracht wat er nu allemaal wordt geadministreerd. Vervolgens dient er te worden gekeken naar welke onderdelen hiervan verplicht zijn, en dus sowieso doorgang moeten vinden. Hierna bekijk en bespreek je binnen het bedrijf wat er nog meer nodig of wenselijk is om de boel goed te laten draaien. Met een beetje geluk blijft er hierna nog aardig wat over wat nu veel tijd en werk kost, terwijl er eigenlijk geen nut is in het bijhouden hiervan. Hier tijdelijk mee stoppen kan vervolgens uitwijzen of het inderdaad kan stoppen, of dat het bij nader inzien toch een nut had. Door op deze manier heel kritisch naar het werk te kijken, kan in veel gevallen al een deel van de administratieve taken worden verlicht.
Vervolgens is het ook goed om eens te kijken naar wie welke administratie bijhoudt. Zijn er mensen die veel tijd kwijt zijn aan hun administratie, terwijl dat eigenlijk geen belangrijk kenmerk van hun functie is? Of zijn zij druk met administratie, terwijl hun kennis en kunde eigenlijk op andere gebieden veel harder nodig zijn? Bekijk dan eens of iemand anders dit werk (deels) over kan nemen.
Kan het niet automatisch?
Alhoewel het bijhouden van een goede administratie altijd voor een deel mensenwerk zal blijven, is er wel steeds meer dat automatisch kan plaatsvinden. Zo kiezen veel bedrijven waarbij de medewerkers veel op de weg zitten voor een systeem dat zorgt voor een automatische rittenregistratie. Door dit automatisch te laten verlopen, op basis van gps-gegevens van alle voertuigen, hebben zowel de medewerkers die in de voertuigen rijden als de overkoepelende administratie-afdelingen nauwelijks meer omkijken naar de kilometerregistratie die de Belastingdienst verplicht stelt. Het systeem houdt alles nauwgezet bij, en kan op ieder moment de gewenste gegevens uitdraaien. Dat scheelt een hoop tijd en werk, maar ook ergernis.
