De digitale werkplek neemt al een aantal jaren een behoorlijke vlucht, en die trend gaat in 2019 alleen maar doorgezet worden. Ook jouw bedrijf doet er verstandig aan om de ontwikkelingen scherp in de gaten te houden. Daarom bespreken we hier belangrijkste trends voor 2019 wat betreft de ontwikkeling van digitale werkplek met je.
1. De ideale manier om de werkdag te starten
De digitale werkplek is de plek waar je medewerkers hun werkdag starten. Met één blik op het dashboard kunnen ze het relevant nieuws van de dag lezen en de belangrijkste informatie voor hun werk vinden. Ook kunnen ze van hieruit direct bij al hun benodigde applicaties.
2. Medewerkers als uitgangspunt
We kennen inmiddels wel de klantreis, maar ook de interactie tussen medwerker en organisaite komt centraler te staan. Dit noemen we de Digital Employee eXperience (DEX). Bij een digitale werkplek moet de medewerker immers ook als uitganspunt genomen worden. Doe je het goed met de DEX, dan lever je daarmee een bijdrage aan de tevredenheid van je medewerkers. Dat betekent een gebruikersvriendelijk en efficiënt functionerende digitale werkplek.
3. Nieuwe medewerkers faciliteren
Een nieuwe medewerker kan het in het begin nog moeilijk hebben om overzicht en inzicht te krijgen wat betreft de verschillende systemen waar in je bedrijf mee gewerkt wordt. Met een onboarding-functionaliteit op de digitale werkplek kunnen zij op één centrale plek alle formulieren vinden die ze moeten invullen, de gewenste informatie vinden over de nieuwe organisatie én belangrijke documenten lezen. Ook in de periode tussen het tekenen van de arbeidsovereenkomst en de eerste werkdag, het zogenaamde pre-boardingproces, is het ontzettend belangrijk om mensen te betrekken om ze te behouden voor je organisatie. Geef toekomstige medewerkers vroegtijdig toegang tot je digitale werkplek, zodat ze ze alvast kennis kunnen maken met hun toekomstige collega’s en kunnen starten met het volgen van benodigde cursussen of trainingen.
4. Samenwerking door middel van een gedeeld intranet
Voor de samenwerking tussen collega’s weten we al een tijdje dat een digitale werkplaats deze sneller, gemakkelijker en productiever kan maken. Waarom dan niet ook met organisaties waar je mee samenwerkt? Een gezamenlijk intranet wordt in 2019 een trend voor samenwerkende organisaties. Zo zijn minder mailwisselingen nodig, overleg kan plaatsvinden via het intranet, beslissingen komen sneller tot stand en er wordt een hoop bespaard op reistijd en reiskosten. Op dit gedeelde intranet bestaat dan ook een organisatiedeel dat enkel toegankelijk is voor medewerkers die hiermee moeten werken.

5. Integraties & apps
Dit jaar maakt de integratie van Office365 in je digitale werkplek een flinke sprong. Handige applicaties zoals Word, Excel, Outlook en SharePoint worden gebruiksvriendelijker en de digitale werkplek wordt hét toegangsportaal naar deze applicaties. Alle documenten kunnen dan vanuit één centraal punt gevonden worden, er leerplatformen en trainingsprogramma’s worden geïntegreerd in het platform. Zo kan gepersonaliseerd leren voor je medewerkers verder gestimuleerd worden. Ook voor het gebruik op mobiele apparaten worden deze applicaties geoptimaliseerd.
6. Besteed het uit
Hoe goedkoop en aantrekkelijk het ook lijkt om zelf wat in elkaar te zetten, een kant-en-klaar intranet biedt in deze tijden toch echt veel meer mogelijkheden. Leveranciers weten als geen ander hoe ze de digitale werkplek moeten optimaliseren. Waarom zou je dan proberen om voor de tweede keer het wiel uit te vinden? Zou het niet zonde zijn als je tijd steekt het ontwikkelen van een platform dat in de praktijk niet gebruiksvriendelijk blijkt te zijn.
7. Gepersonaliseerde ervaring
Ook voor je digitale werkplek geldt dat een persoonlijke beleving belangrijk is. Biedt je op het digitale platform een gepersonaliseerde ervaring voor elke gebruiker, dan blijft men het ook graag gebruiken. Dit bereik je door te zorgen voor maatwerk. Personaliseer functies voor individuele medewerkers en voor teams. Dat kan door een persoonlijk dashboard in te richten, een tijdlijn aan te bieden met nieuws over het bedrijf dat gericht is op een bepaalde afdeling of team. Op basis van de interesses en skills van een personeelslid kun je relevante informatie voor hen aanbieden.
8. Houd het eenvoudig en overzichtelijk
Om een succes te maken van je digitale werkplaats, moet deze gebruiksvriendelijk en laagdrempelig zijn én leuk om te gebruiken. Je houdt je intranet laagdrempelig en gebruiksvriendelijk door het simpel te houden. Zo wordt het makkelijker om er doorheen te navigeren. Uiteraard richt je het in op de behoeften van je medewerkers. Sla onnodige functies over, en je digitale werkplek kan in een kortere tijd ontwikkeld worden én gebruiksvriendelijker zijn.