De meeste ondernemers krijgen er een keer meer te maken: klanten die niet betalen. Zeker als het om grotere bedragen gaat, levert dit de nodige zorgen op. Voordat je op zoek gaat naar een incassobureau of incasso advocaat, zijn er een aantal stappen die je zelf al kan zetten. We hebben ze voor je op een rijtje gezet.
Stap 1 Stuur een betalingsherinnering
Na het verstrijken van de betalingstermijn uit de factuur, is de eerste stap om je debiteur een betalingsherinnering te sturen. Dit kun je het beste doen 2 dagen na het verstrijken van de betalingstermijn. De brief (incl. originele factuur) dient ook echt ter herinnering, want mogelijk was je debiteur oprecht vergeten te betalen. Een voorbeeldbrief kan je hier voor eigen gebruik downloaden.
Stap 2 Bel je debiteur
Na het versturen van de betalingsherinnering is de volgende stap het bellen met je debiteur. Tijdens het telefoongesprek maak je concrete afspraken of stem zo nodig een betalingsregeling af. Het is verstandig om alle afspraken over betaling, de termijnen, consequenties bij niet betalen e.d. na het telefoongesprek op de mail te zetten zodat voor beiden duidelijk is wat de afspraken zijn.
Stap 3 Verstuur een aanmaning
Indien er na de stappen 1 en 2 nog niet is betaald, wordt het tijd voor het versturen van een aanmaning. Een aanmaning is strenger van toon en de betalingstermijn is ook korter. Het is tenslotte belangrijker dat een debiteur alsnog snel betaalt.
Stap 4 Geef je incasso uit handen
Niet betaald? Wacht dan niet te lang met het uit handen geven van onbetaalde facturen. Voor hetzelfde geld gaat het niet goed met het bedrijf van jouw debiteur en loop je het risico dat je helemaal niet meer krijgt waar je recht op hebt. Daarnaast is het incassorecht behoorlijk specialistisch en kan een incasso-specialist meer pressie uitoefenen waardoor een factuur doorgaans sneller wordt betaald.
Bij het uitbesteden van een incasso doet je er goed aan om jezelf er bewust van te zijn dat er een belangrijk verschil is tussen een incassobureau en een incasso advocatenkantoor. Incasso advocaten kunnen écht druk uitvoeren op de debiteur en dat verschil merkt je direct doordat er doorgaans snel wordt betaald. Een incassobureau kan je daarnaast niet altijd goed helpen als een vordering inhoudelijk wordt betwist. De juridische kennis is doorgaans simpelweg niet aanwezig bij een incassobureau. Maar ook in andere situaties heb je weinig aan een incassobureau. Zo heb je bijvoorbeeld een advocaat nodig als er conservatoir beslag moet worden gelegd, bij een faillissementsaanvraag of vorderingen van boven de 25.000 euro.
No cure no pay
Ben je op zoek naar een partij die voor jou een incasso uit handen neemt, dan zie je regelmatig de term ‘no cure no pay’ voorbij komen. Het is verstandig om in je zoektocht naar de juiste partner uit te zoeken wat de voorwaarden zijn. Bij no cure no pay betaal je namelijk alleen als de zaak succesvol wordt afgerond in tegenstelling tot wanneer een uurtarief wordt gehanteerd. In het laatste geval betaal je altijd voor de uren die zijn gemaakt, los van de vraag of er überhaupt succesvol is geïncasseerd.
Met de bovenstaande tips kan je zelf al stappen zetten om een factuur betaald te krijgen. Mocht je het daarna nog nodig zijn om jouw incasso uit handen te geven, dan weet je nu ook waarop je moet letten bij het selecteren van een juiste incassopartij.
