Plannen is als bedrijf altijd weer een flinke uitdaging. Zeker wanneer je een buitendienst hebt met veel verschillende taken en een groot bestand aan medewerkers. Bij veel bedrijven wordt de plannen daardoor regelmatig een onoverzichtelijke puzzel met een wirwar van opmerkingen, mitsen en maren in de kantlijn die voor niemand nog te doorgronden is. Dit terwijl plannen een stuk eenvoudiger, overzichtelijker én inzichtelijker kan. Maar dan moet je wel afstappen van Excel of een papieren planning en overstappen op toegewijde software voor het maken van gedegen en overzichtelijke planningen.
Projectplanning voor grote opdrachten
Grote projecten kunnen vaak overzichtelijker gemaakt worden door ze op te delen in kleine, behapbare taken. Omdat een project vaak bestaat uit verschillende orders, bevat een projectplanning is vaak een groot aantal orderplanningen die allemaal naadloos op elkaar moeten aansluiten en in elkaar moeten overlopen. Dat is een flinke kluif voor een planner om het overzicht over te bewaren. Dit terwijl je met software als OutSmart veel eenvoudiger en overzichtelijker een projectplan kun maken waarin kleinere orders gepland kunnen worden. Door order voor order de plannen, bouw je je projectplanning op tot een werkbaar geheel waarbij je te allen tijde overzicht blijft houden over wat er al gepland is en wat er nog gepland moet worden.
Digitaal planbord ondersteunt
Naast het feit dat een groot project het best te behappen is als je het opdeelt in kleinere taken, moet je natuurlijk ook nog medewerkers inplannen voor deze kleinere orders. Dat kan een hele puzzel zijn waar regelmatig wijzigingen in gemaakt moeten worden. Dat kun je handmatig doen op papier of in Excel, maar erg praktisch is dat niet. Zeker niet met de wetenschap dat dit met een digitaal planbord veel flexibeler en meer geautomatiseerd kan op een manier die ook nog eens veel inzichtelijker is voor alle gebruikers. Je weet zo ook telkens welke buitendienstmedewerkers zich waar bevinden, en je ziet in één opslag welke gaten nog ingevuld moeten worden en of er nog capaciteit over is om een spoedklus in te plannen.
Met een app ook praktisch voor medewerkers
Niet alleen voor je planner is een digitaal planbord praktischer, maar ook voor de medewerkers in het veld. Met behulp van een aan het systeem gekoppelde app is er veel minder noodzaak om zaken door te bellen, ook bij wijzigingen die last minute plaatsvinden. De medewerker kan dit immers meteen in de app zien. Daar vindt hij of zij alle informatie die nodig is voor de klus waarvoor hij of zij ingepland is. Het administratief afronden van een order kan zo ook geautomatiseerd worden, wat aanzienlijk minder werk levert en onnodig gebruik van papier voorkomt. Orderbonnen hoeven nooit meer kwijt te raken, omdat ze elektronisch zijn en in het systeem zitten. Aftekenen en zelfs betaling kan eenvoudig ter plekke gebeuren. Ook kunnen medewerkers foto’s toevoegen aan de order om de situatie voor en na de werkzaamheden vast te liggen. Dit kan discussie op een later moment voorkomen, omdat er voor bewijzen gezorgd is.
