De ervaring leert dat een succesvolle vergadering staat of valt met de voorbereiding. Natuurlijk is een goede vergadering meer dan alleen een goede voorbereiding, maar zonder een goede voorbereiding zal het desondanks al zeker nooit lukken. Duidelijkheid, structuur en goede afspraken doen de rest. Ontdek hieronder hoe ook jij in 5 eenvoudige stappen een succesvolle vergadering organiseert.
# 1. Maak een goede planning op
Een succesvolle vergadering begint altijd bij een goede voorbereiding. Het gaat dan om het opstellen van een duidelijke agenda met concrete agendapunten die behandeld zullen worden, maar ook met een duidelijk tijdsschema. Zo’n agenda moet bovendien tijdig worden gecommuniceerd zodat deelnemers zich op de vergadering kunnen voorbereiden. Eventueel kan er aan elk agendapunt zelfs iemand worden toegewezen die het voortouw neemt. Met een goede Meeting Manager doe je dat snel en eenvoudig. Dit zorgt voor een snelle en concrete afhandeling van de verschillende punten en voorkomt aanmodderende vergaderingen waarbij uiteindelijk niks wordt besloten.
# 2. Bereid de ruimte voor
Een goede voorbereiding behelst daarnaast het afstemmen van de ruimte aan de noden. Is er een televisiescherm nodig of een beamer? Moet de vergadering ook gefilmd worden en moet deelnemen vanop afstand mogelijk zijn? Geef het tijdig door aan de beheerder van de vergaderruimte.
Veel beheerders werken nog met verouderde tools en dan kan er altijd iets mislopen. Vraag daarom een concrete bevestiging, ten laatste een dag voor de vergadering. Wanneer de beheerder daarentegen klantvriendelijke hospitality software zoals Restau Event Manager gebruikt, weet je meteen zeker dat er aan je eisen is voldaan en mag je daar dan ook gewoon op vertrouwen.
# 3. Breng structuur aan
Na een vergadering zou iedereen concreet moeten kunnen zeggen wat er beslist is en wat de vervolgacties zijn. Als ze dat niet kunnen, is er wellicht iets fout gelopen. Structuur aanbrengen helpt. Dat doe je bijvoorbeeld door een begeleidende diapresentatie te maken, maar ook door mindmaps te gebruiken. Per agenda-item maak je een vertakking en op het moment van de vergadering voeg je per item de conclusie of vervolgactie toe. Lekker duidelijk en heel visueel, waardoor de besluiten mentaal blijven plakken. Vergeet de mindmap nadien wel niet te delen.
# 4. Maak duidelijke afspraken
Zelfs met een goede voorbereiding en een uitstekende agenda loopt het soms nog mis. Dat komt dan vaak omdat er geen concrete afspraken zijn gemaakt over de vergadering. Structuur is nutteloos wanneer er van agendapunten wordt afgeweken. En een planning kan naar de prullenmand wanneer niemand het tijdslot respecteert of wanneer er voortdurend op punten wordt teruggekomen. Communiceer vooraf welke afspraken gelden en stel een onafhankelijke moderator aan die, eventueel zelfs op een ludieke manier, ervoor moet zorgen dat iedereen zich aan de afspraken houdt.
# 5. Schenk extra aandacht aan deelnemers op afstand
Wie vanop afstand aan de vergadering deelneemt, mist altijd een aantal zaken. Beeldspraak, mimiek of de heersende sfeer kunnen ze bijvoorbeeld moeilijker vatten. Dat maakt het volgen van de vergadering voor hen iets moeilijker. Daarom is het aangeraden om voorafgaand aan de vergadering al even een conference call te houden en de belangrijkste punten even met hen te overlopen. Dat doe je bijvoorbeeld met Cisco WebEx Meeting. Na afloop kunnen de belangrijkste conclusies nog eens kort voor hen samengevat worden. Op die manier ben je helemaal zeker dat ze ook echt alles snappen, want ook jij kan dat niet zomaar uit hun gezichtsuitdrukkingen afleiden.
