Eén grote ruimte waar een grote groep kantoormedewerkers zijn werkplek heeft: goed gebruik van de beschikbare ruimte en lekker makkelijk om met elkaar te communiceren. De kantoortuin, zoals dit fenomeen genoemd wordt, leek een uitstekend idee voor het bedrijfsleven. Maar is het dat ook? Inmiddels lijkt die consensus ten opzichte van de kantoortuin te veranderen. Een belangrijke reden hiervoor is de invloed van een kantoortuin op de productiviteit van medewerkers.
Honderden onderzoeken, zelfde conclusie
Het idee van de kantoortuin stamt uit de jaren ’50, toen men dacht dat het een goed idee was om een compleet open kantoor te hebben. In 1997 werd voor het eerst een onderzoek gedaan naar de effecten van de kantoortuin op mensen en hun productiviteit. Dit werd daarna nog honderden keren meer gedaan. Iedere kwam men tot dezelfde conclusie: de kantoortuin werkt absoluut niet. Het concept zou zorgen voor een gigantische stijging van tot wel 62 procent in het ziekteverzuim. Productiviteit zou er met 86 minuten per dag door dalen en het aantal fouten dat medewerkers maken in hun werk met 50 procent stijgen.
Iedereen kan je horen
Het voordeel van het makkelijker kunnen communiceren met collega’s bleek juist een nadeel te zijn. Van betere communicatie komt in de kantoortuin niets terecht, volgens de onderzoeken. Sterker nog, de kantoortuin zou desastreus zijn voor de onderlinge communicatie. Privacy ontbreekt wanneer men in een grote, open ruimte vol met andere collega’s is. Een diepgaand gesprek of gevoelige onderwerpen wordt daardoor niet meer snel aangegaan. Ook het sparren over nieuwe, creatieve ideeën gebeurt veel minder in de setting van een kantoortuin. Waarom? Omdat ‘iedereen’ je kan horen.
Effect op ziekteverzuim
Hoe kan het dat de kantoortuin zo’n negatief effect heeft op het ziekteverzuim? Enerzijds is dit fysiek van aard. In een grote, open kantoorruimte is een virus snel overgebracht naar een collega. Griep is dan ook een van de meest voorkomende ziektes waar personeel in een kantoortuin last van krijgt. De mentale effecten zijn echter nog problematischer. Werken in een kantoortuin lijkt voor stress te zorgen, en daarbij een stijgende bloeddruk. De overprikkeling door al het geluid en alle beweging in de ruimte werkt uitputtend en soms zelfs agressieopwekkend voor mensen. Daarnaast zorgt het gebrek aan privacy ervoor dat werknemers onzeker worden. Als gevolg daarvan daalt hun werktevredenheid en hun motivatie.
Effect op productiviteit
Minstens net zo problematisch voor een werkgever is het negatieve effect van de kantoortuin op productiviteit van medewerkers. Door de constante afleiding op de werkvloer verliezen mensen hun concentratie, waardoor hun ‘werkflow’ verdwijnt. Dit kan ervoor zorgen dat een medewerker er twee keer zo lang voor nodig heeft om een taak te volbrengen en minder in staat is om creatief te zijn. Per jaar zouden zo’n 24 werkdagen opgaan aan de verstorende werking van de kantoortuin op de output van de medewerker. Daarbij gaan er nog veel vaker dingen fout, waardoor de kwaliteit van het werk niet voldoet.
Voordelen kantoortuin
Zitten er dan alleen maar nadelen aan, of heeft een kantoortuin ook zo z’n voordelen? Natuurlijk is dat wel zo. Zo zorgt dat kantoortuin ervoor dat mensen 32 procent meer bewegen dan medewerkers die een eigen kantoor hebben 20 procent meer dan medewerkers die in een hokje zitten te werken. Daarnaast zijn er natuurlijk ook mensen die wel gedijen bij een grote, open kantoorruimte. Dat zijn doorgaans de mensen die graag op de hoogte blijven van de gang van zaken en ontwikkelingen binnen een bedrijf. Zij verpieteren juist als ze in een hokje gestopt worden. Een goede inschatting maken van hoe groot dat percentage is onder je medewerkers is dus een goed idee in je overweging om wel of niet aan het idee van een kantoortuin vast te houden.
