Heb je als ondernemer te maken met een auto die je voor zakelijk gebruik inzet, maar soms ook voor privégebruik ingezet wordt? Dan wil je vermijden dat je daar voor het hele jaar de volledige bijtelling voor moet afdragen. De regel die de Belastingdienst daarvoor stelt is dat je die volledige bijtelling kunt voorkomen als je kunt aantonen dat je op jaarbasis minder dan 500 kilometer met de auto in kwestie hebt gereden. Maar hoe pak je dat aan?
Rittenregistratie
Om te kunnen aantonen dat je de auto op jaarbasis minder dan 500 kilometer voor privédoeleinden hebt gebruikt, moet je een rittenregistratie kunnen overleggen. Hierin vermeld je het merk van de auto, het type auto, het kenteken van de auto, de periode waarin je de auto hebt gebruikt en de ritgegevens. Per rit moet je de volgende zaken vermelden: de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller en het vertrek- en aankomstadres. Ga je naar een afspraak, dan tellen de heen- en terugreis als twee aparte ritten. Neem je niet meest gebruikelijke route, dan moet je ook de route die je gereden hebt vermelden. Uiteraard vermeld je of het om een privérit of een zakelijke rit gaat. Rijd je tijdens een rit zowel zakelijke als privékilometers, dan moet je ook de kilometers die je omrijdt voor privédoeleinden vermelden.
Automatische kilometerregistratie
Maar wat als jouw rittenregistratie niet aan de eisen van de Belastingdienst voldoet, of je geen rittenregistratie hebt bijgehouden? Dan moet je de bijtelling voor het privégebruik van de auto verrekenen met de autokosten van je onderneming. Daarom loont het om een deugdelijke rittenregistratie bij te houden. Het handigst is natuurlijk als dit automatisch kon. En dat kan, want je kunt diensten voor een automatische kilometerregistratie inkopen. Daarmee kun je jezelf de tijd en moeite van een handmatige administratie besparen. Een ritregistratiesysteem is een systeem met een soort ‘zwarte doos’ waardoor alle ritten, locaties, start- en eindpunten en kilometerstanden worden opgeslagen. Deze worden omgezet in duidelijke rapportages. Zo voorkom je ook dat je kilometerregistratie volgens de eisen van de Belastingdienst niet sluitend blijkt te zijn. Koop je een automatische rittenregistratie in, doe dit dan bij een aanbieder die het Certificaat Keurmerk RitRegistratieSystemen voert. Zo weet je zeker dat het systeem voldoet aan de eisen die de Belastingdienst stelt.
Kun je van tevoren al met zekerheid zeggen dat je meer dan 500 kilometer op jaarbasis voor privédoeleinden rijdt met de auto die je ook voor zakelijk gebruik inzet? Dan kun je jezelf de moeite van een rittenregistratie besparen. Boven de 500 privékilometers ontkom je helaas niet aan de volledige bijtelling.
