Een zakelijk evenement kan een goede gelegenheid zijn om je als bedrijf te presenteren en te laten zien wat je te bieden hebt. Maar je wil er natuurlijk wel een succes van maken, ook als je zelf eigenlijk niet zo veel ervaring hebt met het organiseren van evenementen. We geven vier tips voor het organiseren van een zakelijk evenement.
Schakel een evenementenbureau in
De meest comfortabele manier om een zakelijk evenement te organiseren, is door een evenementenbureau in te schakelen dat je de last uit handen kan nemen. Van het bedenken van het concept voor het evenement, tot het daadwerkelijk organiseren ervan en de communicatie rondom het evenement kan het uitbesteed worden aan experts die hun ding doen zonder dat jij er omkijken naar hebt. Natuurlijk betaal je daar ook voor, maar daar krijg je iets voor terug dat goed in elkaar zit terwijl je je gewoon op je core business hebt kunnen richten. Klik op de link voor een goed evenementenbureau in Utrecht.
Belang van de locatie
Onderschat niet het belang van de locatie die je kiest voor je zakelijke evenement voor het slagen daarvan. De setting speelt natuurlijk een rol, maar de bereikbaarheid van de evenementlocatie speelt een grotere rol in of mensen daadwerkelijk komen. Je moet het genodigden immers niet te moeilijk maken. De reistijd moet redelijk zijn om het de moeite waard te maken om te komen. Kies ten eerste voor een locatie die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer en denk goed na over waar je gasten vandaan moeten komen voordat je een locatie kiest. Zorg dat voor iedereen de reistijd redelijk blijft.
Goede planning
Naast de locatie van je zakelijke evenement, speelt ook de planning een belangrijke rol in hoeveel mensen je daadwerkelijk weet te trekken. Organiseer ten eerste geen evenement op te korte termijn, want ook jouw genodigden hebben te maken met een agenda vol afspraken en verplichtingen. Geef mensen wel de tijd om ruimte te maken voor een bezoek aan jouw evenement. Wees ook zo verstandig om je evenement niet in een schoolvakantie te plannen, wat dan bestaat de kans dat er veel mensen vrij zijn en die gaan echt niet hun vakantie onderbreken voor jouw zakelijke evenement.
Passende capaciteit
De locatie waar je je zakelijke evenement organiseert moet natuurlijk in een aansprekende setting zijn en alle (technische) mogelijkheden hebben die je nodig denkt te hebben. Maar daarnaast is ook het belangrijk om goed te kijken naar de capaciteit van de locatie en het aantal gasten dat je verwacht. Een evenement voelt als slecht georganiseerd aan als het te druk is en er bijvoorbeeld niet voor iedereen de mogelijkheid is om te zitten. Te klein is dus niet goed, maar te groot zeker ook niet. Als je een evenementlocatie met een grote capaciteit onvoldoende gevuld krijgt, geeft dat de indruk dat er veel mensen niet zijn komen opdagen en je evenement dus onsuccesvol is. Die schijn wil je natuurlijk ook graag vermijden.
Het is dus een goed idee om de organisatie van je zakelijke evenement uit handen te geven aan professionals. Maar als je er wel voor kiest om het zelf te doen, neem dan ook de tijd om écht goed na te denken over alle factoren die een rol kunnen spelen in het succes van je evenement!
